Minggu, 27 April 2008

PEMILIHAN STRATEGI

PEMILIHAN STRATEGI
Kata Kunci Pengembangan Kelembagaan


I. PENDAHULUAN
Dalam mengembangkan suatu lembaga atau organisasi, tidak bisa lepas dari sistem manajemen yang dikembangkan dalam lembaga tersebut, model atau gaya kepemimpinan yang dikembangkan oleh pemimpin dan pengorganisasian staf. Pengembangan lembaga atau organisasi yang lebih dikenal dengan organization development, mengandung pengertian pokok bahwa organization development adalah perubahan yang terencana (planned change) pada suatu lembaga atau organisasi.
Perubahan dalam bentuk pembaruan organisasi dan modernisasi terus menerus yang terjadi dan berkesinambungan mempunyai pengaruh yang sangat dominan dalam masyarakat kini. Organisasi beserta warganya, yang membentuk masyakat modern, mau tidak mau harus beradaptasi terhadap arus perubahan ini. Perubahan-perubahan yang terjadi pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam empat katagori, yaitu perkembangan teknologi, perkembangan produk, ledakan ilmu pengetahuan dan jasa yang mengakibatkan makin singkatnya daur hidup produk, serta perubahan sosial yang mempengaruhi perilaku, gaya hidup, nilai-nilai dan harapan tiap orang.
Untuk dapat bertahan, lembaga atau organisasi harus mampu mengarahkan warganya agar dapat beradaptasi dengan baik dan bahkan agar mampu memanfaatkan dampak positif dari berbagai pembaruan tersebut dengan pengembangan diri dan pengembangan organisasi. Proses mengarahkan warga organisasi dalam mengembangkan diri menghadapi perubahan inilah yang dikenal luas sebagai proses organization development.
Karena menyangkut perubahan sikap, persepsi, perilaku dan harapan semua anggota dalam organisasi, organization development di definisikan sebagai upaya pimpinan yang terencana dalam meningkatkan efektivitas organisasi, dengan menggunakan strategi intervensi (oleh pihak ketiga) yang didasarkan pada pendekatan perilaku manusia. Dengan kata lain penerapan organization development dalam lembaga dilakukan dengan bantuan konsultan ahli, sistemis, pemberdayaan sumber daya yang dimiliki dan harus didukung oleh pimpinan serta luas aplikasinya.

II. MANAJEMEN KELEMBAGAAN
Pengembangan kelembagaan selalu melibatkan fungsi-fungsi dalam manajemen. Fungsi manajemen meliputi : 1) Perencanaan (Planning); 2) Pengorganisasian (Organizing); 3) Penggerakan (Actuating); dan 4) Pengawasan (Controlling). Keempat fungsi manajemen tersebut tidak dapat berdiri sendiri-sendiri. Kempat fungsi tersebut dalam manajemen merupakan satu kesatuan fungsi secara utuh.

A. Perencanaan (Planning)
Dalam suatu organisasi, perencanaan menempati urutan pertama yang berpengaruh terhadap keberhasilan organisasi. Perencanaan harus dibuat sedemikian rupa, detail dan senantiasa memperhatikan sumber daya yang dimiliki. Perencanaan dapat dibuat dengan mudah, akan tetapi kadang perencanaan tidak dapat dijalankan dengan mudah hanya karena hal-hal kecil yang kadang tidak terperhatikan. Detail sebuah perencanaan harus memenuhi syarat : (1) dapat dilaksanakan dengan mudah, (2) meliputi semua kepentingan organisasi, (3) dapat diterima oleh semua unsur, (4) menggambarkan tahapan-tahapan yang nyata, (5) mencakup sasaran-sasaran tertentu dan strategi pencapaiannya, (6) memperhatikan kondisi lingkungan, dan (7) berorientasi pada tantangan masa depan.

B. Pengorganisasian (Organizing)
Keberhasilan dan kesuksesan pengembangan sebuah lembaga atau organisasi tidak hanya tergantung pada seorang pemimpin saja, keberhasilan sebuah lembaga atau organisasi tergantung pada bagaimana pemimpin dapat mengorganisir anak buah/ staf yang dimiliki untuk menjalankan kebijakan organisasi, program kerja lembaga, kegiatan unit-unit kerja dalam lembaga untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Pemimpin adalah dirijen dalam orkestra, pemimpin membagi habis pekerjaan sesuai dengan kompetensi masing masing individu.

C. Penggerakan (Actuating)
Dilema yang mungkin timbul sebagai seorang pemimpin berkisar pada kenyataan bahwa kita seringkali memiliki keberagaman tujuan yang terhubung dengan posisi kita. Kendati jarang yang sama, tujuan adalah sesuatu yang unik. Beberapa melibatkan kerangka waktu yang berbeda. Beberapa menuntut lebih banyak sumberdaya. Beberapa di antaranya jelas lebih penting untuk mencapai visi organisasi. Hal tersebut adalah tanggungjawab seorang pemimpin untuk dapat menggerakkan seluruh unsur dalam organisasi sesuai tugas masing-masing dengan selalu memperhatikan arah kebijakan organisasi. Pemimpin harus dapat memprioritaskan bagaimana yang terbaik menggunakan waktu, energi, dan sumber daya material agar siap melaksanakan tugas dengan benar.

D. Kontrol (Controlling)
Setelah seluruh unsur dalam organisasi berjalan dengan benar sesuai dengan arah dan alur kebijakan organisasi, fungsi kontrol harus dijalankan oleh pemimpin atau individu yang diberi kewenangan untuk menjalankan fungsi kontrol dengan tujuan agar seluruh unit-unit kerja dalam organisasi berjalan sesuai rel kebijakan organisasi. Fungsi kontrol selain untuk menjaga agar organisasi berjalan sesuai dengan rel-rel kebijakan, juga berfungsi untuk memberikan umpan balik kepada sistem manajemen dalam merencanakan kebijakan organisasi selanjutnya.

III. PENGEMBANGAN KELEMBAGAAN

A. Pengembangan Teori
1. Manusia sebagai individu.
Dua asumsi penting yang mendasari pengembangan kelembagaan adalah bahwa manusia memiliki hasrat berkembang dan kebanyakan orang tidak hanya berpotensi, akan tetapi juga berkeinginan untuk berkontribusi sebanyak mungkin pada lembaga. Pengembangan kelembagaan bertujuan untuk menghilangkan faktor faktor dalam organisasi yang menghambat perkembangan dan menghalangi orang untuk berkontribusi demi tercapainya sasaran organisasi.
2. Manusia sebagai anggota dan pemimpin kelompok
Lembaga yang melakukan pengembangan organisasi harus berasumsi bahwa setiap orang dapat diterima dan diakui perannya oleh kelompok kerjanya. Dalam lembaga/organisasi perlu ditumbuhkan keterbukaan agar para anggotanya dapat dengan leluasa mengungkapkan perasaannya dan pikirannya. Dalam keterbukaan, orang akan mendapatkan kepuasaan kerja yang lebih tinggi, sehingga dengan demikian performansi kelompok akan lebih efektif.
3. Manusia sebagai penggerak organisasi
Hubungan antar kelompok-kelompok dalam organisasi menentukan efektivitas pergerakan masing masing kelompok tersebut. Misalnya bila komunikasi antar-kelompok hanya terjadi pada tingkat manajer, koordinasi dan kerjasama akan kurang efektif. Akan lebih efektif bila segenap anggota kelompok terlibat dalam interaksi.

B. Sasaran Pengembangan Kelembagaan
Atas dasar asumsi asumsi diatas, proses pengembangan kelembagaan diterapkan dengan sasaran :
1. Hubungan yang lebih efektif antara bagian, divisi dan kelompok kelompok kerja dalam lembaga
2. Hubungan pribadi yang lebih efektif antara manajer dan karyawan pada semua jenjang dalam organisasi.
3. Terhapusnya hambatan-hambatan komunikasi antara pribadi dan kelompok
4. Berkembangnya iklim organisasi yang ditandai dengan saling percaya, dan keterbukaan yang dapat memotivasi serta menantang anggota organisasi untuk lebih berprestasi

C. Tahapan Pengembangan Kelembagaan
Dalam menerapkan pengembangan kelembagaan pemimpin harus menjadi agen pembaruan (agent of change), yang fungsi utamanya adalah membantu warga organisasi menghadapi perubahan, melalui teknik teknik pengembangan organisasi yang sesuai dengan kebutuhan lembaga tersebut. Proses penerapan dilakukan dalam empat tahap sebagai berikut :
1. Tahap pengamatan sistem manajemen atau tahap pengumpulan data, meliputi :
a. Fungsi utama tiap unit dalam lembaga
b. Peran masing masing unit dalam mencapai tujuan dan sasaranlembaga
c. Proses pengambilan keputusan serta pelaksanaan tindakan dalam masing masing unit
d. Kekuatan dalam organisasi yang berpengaruh pada perilaku antar-kelompok dan antar individu dalam lembaga
2. Tahap diagnosis dan umpan balik.
Dalam tahap ini kualitas pengorganisasian serta kegiatan operasional masing masing elemen dalam lembaga dianalisis dan dievaluasi. Ada beberapa kriteria yang umum digunakan dalam mengevaluasi kualitas elemen elemen tersebut, diantaranya : 1) Kemampuan beradaptasi; 2) Tanggung jawab; 3) Identitas; 4) Komunikasi; 5) Integrasi; dan 6) Pertumbuhan.
3. Tahap pembaruan dalam lembaga.
Dalam tahap ini dirancang pengembangan organisasi dan dirumuskan strategi memperkenalkan perubahan atau pembaruan. Strategi ini bertujuan meningkatkan efektifitas organisasi dengan cara mengoreksi kekurangan serta kelemahan yang dijumpai dalam proses diagnostik dan umpan balik.
4. Tahap implementasi pembaruan.
Tahap akhir dalam pengembangan kelembagaan adalah pelaksanaan rencana pembaruan yang telah digariskan dan disetujui. Kegiatan implementasi perubahan meliputi : 1). perubahan struktur 2) perubahan proses dan prosedur 3) penjabaran kembali secara jelas tujuan dan sasaran pengembangan lembaga 4) penjelasan tentang peranan dan misi masing-masing unit dan anggota dalam organisasi

IV. PEMILIHAN STRATEGI
Strategi organisasi pada dasarnya adalah usaha untuk menciptakan kesesuaian dan kesepadanan atau “link and match” antara kapabilitas internal organisasi dan peluang eksternal. Alat analisis yang populer untuk membantu menciptakan “fit and match” ini adalah analisis SWOT (Strenghts, Weaknessess, Opportunities, and Threats — kekuatan, kelemahan, peluang/kesempatan dan ancaman).
Strategi yang baik adalah strategi yang sesuai dengan alasan kehematan (law of parsimony), yaitu jelas, sederhana, dan spesifik. Sedang tindakan hanya merupakan konsekuensi dari alasan (action must flow from reason). Pemilihan strategi harus dilakukan melalui beberapa tahapan yang harus diperhatikan dan dicermati sebagai upaya mencapai suatu tujuan organisasi/kelembagaan.

Tahapan-Tahapan Pengembangan Strategi :
Tahap pertama adalah melakukan analisis trend (kecenderungan). Sesuatu disebut sebagai kecenderungan apabila memiliki sifat dinamis dan mengandung unsur perubahan. Perubahan tersebut relatif permanen, tidak bersifat sementara dan perubahan tersebut relatif bisa diukur.
Tahap kedua adalah melakukan analisis SWOT (Strenghts, Weaknessess, Opportunities, and Threats) S-W merupakan analisis internal organisasi, sedangkan O-T merupakan analisis eksternal. Strategi yang disusun, pertama-tama, berdasarkan analisis internal organisasi disebut strategi “inside-out”. Sedangkan yang disusun pertama-tama sebagai hasil analisis eksternal disebut “outside-in”. Strategi “inside-out” biasanya melihat keterbatasan sumber daya sebagai kendala, sedangkan strategi “outside-in” melihat peluang sebagai daya tarik utama. Dalam praktek sehari-hari, keduanya digabungkan sehingga disebut analisis S-W-O-T, SWOT analisis.
Tahap ketiga adalah berdasarkan analisis SWOT, kemudian diturunkan berbagai alternatif strategi yang bisa dipilih. Dengan menghubungkan empat dimensi tersebut, akan diperoleh empat kuadran, yaitu: alternatif strategi SO (Strenghts and Opportunities), alternatif strategi ST (Strenghts and Threats), alternatif strategi WO (Weaknesses and Opportunities) dan alternatif strategi WT (Weaknesses and Threats).
Tahap keempat adalah memilih strategi yang dinilai paling tepat bagi organisasi. Pemilihan strategi tentu dengan memperhitungkan misi organisasi, nilai-nilai yang diyakini oleh pemimpin puncak organisasi, harapan-harapan yang berkembang di masyarakat, dan kemungkinan berhasil-tidaknya strategi yang dipilih tersebut dalam implementasinya. Pertimbangan-pertimbangan riil pelaksanaan strategi perlu dipikirkan secara masak, karena organisasi tidak bisa diubah hanya dengan membuat pernyataan-pernyataan di atas kertas.
Tahap kelima adalah pelaksanaan strategi. Strategi yang telah dirumuskan harus diterjemahkan ke dalam program kerja yang jelas. Salah satu yang harus dibangun adalah arsitektur organisasi. Arsitektur organisasi berkaitan dengan jawaban terhadap tiga hal dasar, yaitu: siapa yang mempunyai kewenangan untuk memutuskan tentang hal apa (distribution of authority), siapa memberi kontribusi apa dan bagaimana mengukurnya (performance appraisal), dan siapa memperoleh apa dan berapa banyak (reward system).
Banyak faktor mempengaruhi pelaksanaan strategi, seperti faktor kepemimpinan, faktor komunikasi dalam organisasi, faktor konflik, sistem imbalan, sisntem kontrol, dan faktor sumber daya manusia. yang penting, organisasi harus memiliki komitmen yang tinggi terhadap proses pembelajaran terus-menerus.
Dari Uraian diatas dapat dikatakan bahwa pemilihan strategi sangat penting untuk menetapkan arah kebijakan organisasi/lembaga bahkan pemilihan strategi ini dapat menentukan keberhasilan organisasi atau keberhasilan lembaga. Sehingga dapat dikatakan “Pemilihan Strategi merupakan kata kunci Pengembangan Kelembagaan”

Strategi Dan Keunggulan Kompetitif :
Ada empat sumber dari daya saing perusahaan yang dapat dioptimalkan sebagai strategi pengembangan kelembagaan yaitu: kompetensi yang unik, keberlanjutan (sustainability), kemampuan memanfaatkan potensi (apropriabilitas) dan pemilihankesempatan pada saat yang tepat (oportunisme).
Kompetensi unik hanya muncul apabila organisasi melakukan investasi pada aset yang berdaya tahan, spesialisasi, dan sulit ditukar-tukar (durable, specialized and untradeable). Hal ini melibatkan keputusan yang tak mudah diubah-ubah dan melibatkan investasi yang signifikan. Dapat dikatakan bahwa sumber daya organisasi yang paling berharga, jarang, sulit ditiru, dan tidak mudah tergantikan adalah sumber daya reputasi (seperti: image, ekuitas merek, kredibilitas korporasi, …) dan sumber daya organisasional (seperti: etos kerja karyawan, kepemimpinan yang visioner, komitmen karyawan, …)
Keunggulan-keunggulan sumber daya organisasi tersebut bila dioptimalkan dan dipadukan dengan strategi yang jitu, akan menjadi daya saing yang kuat bagi pengembangan kelembagaan.

V. PENUTUP
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa :
1. Dalam pengembangan kelembagaan, harus memperhatikan 4 (empat) pilar manajemen meliputi : 1) Perencanaan, 2) Pengorganisasian, 3) Penggerakan dan 4) Kontrol, dengan cara mengoptimalkan seluruh sumber daya yang dimiliki dan dengan menggunakan strategi yang tepat.
2. Analisis SWOT diperlukan guna menetapkan strategi yang dipilih untuk mengembangkan kelembagaan.
3. Pemilihan Strategi merupakan kata kunci Pengembangan Kelembagaan


DAFTAR PUSTAKA

Brian Billik dan James A. Peterson, Ph.D, Competitive Leadership, Triumph Books, Chicago.

Pearce II, John A. dan Robinson Jr, Richard B, Manajemen Strategik, Formulasi, Implementasi dan Pengendalian, Binarupa Aksara, Jakarta 1997.

…………………………, Pedoman Manajemen , Gramedia, Jakarta, Internet, Sunday, 15 January 2006

GAGAL DALAM BERSIAP berarti BERSIAP UNTUK GAGAL

GAGAL DALAM BERSIAP BERARTI BERSIAP UNTUK GAGAL
(Fungsi Perencanaan dalam Organisasi dan Kepemimpinan)

BERSIAP-SIAPLAH
“Gagal dalam bersiap berarti bersiap untuk gagal” (John Wooden)
Para pemimpin yang handal sepenuhnya menyadari kenyataan bahwa sukses bukanlah soal hasrat, melainkan hasil dari persiapan dan kerja keras. Pada hampir setiap usaha manusia, semakin dipersiapkan dan semakin besar usaha yang dilakukan, akan semakin besar kemungkinan untuk sukses.
Persiapan memainkan peran yang berarti dalam atletik. Misalnya, tidak ada aspek kepemimpinan yang diberikan oleh seorang pelatih, maka kinerja mereka memiliki pengaruh yang lebih besar atau lebih kekal daripada metodologi yang digunakan pelatih. Pada intinya persiapan yang terperinci adalah memaksimalkan pengulangan-pengulangan yang berarti.
Carl von Clausewitz, ahli strategi militer abad kesembilan belas mencatat, “Kebiasaan memberi kekuatan pada tubuh (berlatih), akan memberi kekuatan pada pikiran dalam menghadapi bahaya besar, dan memberi kekuatan pada pertimbangan terhadap kesan pertama.” Menjaga rutinitas dan tingkat persiapan tertentu memberikan rasa terstruktur dan aman.
Seorang pilot penguji sering berbicara mengenai menjaga rutinitas yang tetap untuk memastikan bahwa tidak “melewatkan satu langkah” pada saat yang menegangkan. Ia sering berkata bahwa hidup dengan struktur yang terencana dengan baik dan tetap adalah kesempatan terbesar untuk bertahan.
Denny Green menyatakan: “Rencanakan pekerjaan anda, kemudian kerjakan rencana anda.” Dalam contoh ini, kuncinya adalah memiliki rencana dan struktur yang tepat serta keberanian untuk tetap pada pendirian ketika orang lain meragukannya.
Pengaruh persiapan pada prestasi sebuah organisasi dapat dipahami dengan lebih mudah ketika tingkat kesuksesan yang dicapai tim-tim Liga Sepak Bola kita pelajari. Dalam keyataan, beberapa tim secara konsisten lebih sukses daripada tim-tim lain. Pertanyaannya adalah mengapa beberapa tim secara konsisten memenangkan lebih banyak pertandingan daripada tim-tim yang lain? Mujur? Mungkin. Kepemimpinan? Pasti. Persiapan? Tentu saja.
Dalam bukunya The Road Ahead (Jalan di Depan), Bill Gates mendefinisikan informasi sebagai “mengurangi ketidakpastian.” Ini deskripsi sederhana namun mengesankan dari intisari pembelajaran. Dengan menerapkan pendekatan ini, para pelatih dapat “mengurangi tingkat ketidakpastian” yang mungkin dihadapi dalam melaksanakan kewajiban-kewajiban mereka.
Elemen-elemen kunci proses persiapan (pelatihan) adalah: (1) Yakin bahwa informasi yang anda berikan terukur dan mengurangi ketidakpastian atau keraguan. Jika tidak, itu berarti hanyalah informasi yang tidak dibutuhkan atau telah diungkapkan dengan cara yang tidak efektif.; (2) Menuntut konsentrasi. Tegaslah, sehingga mereka fokus pada tugas yang diberikan; (3) Jadilah seorang yang pasti, mendekati pada titik kecermatan ilmiah; (4) Sensitiflah pada tanda-tanda kelelahan fisik, sebuah situasi yang secara drastis mempengaruhi kurva pembelajaran; (5) Jagalah waktu-waktu pertemuan berorientasi kualitas dan berusaha untuk mengubah atmosfir pembelajaran; (6) Secara konstan mengawasi tingkat-tingkat ingatan dari pebelajar.
Kesuksesan seorang pemimpin dipengaruhi oleh apakah pemimpin tersebut memiliki visi yang sesuai dan sumber daya serta kecakapan untuk memastikan bahwa visi tersebut menjadi kenyataan. Pemimpin harus mengusahakan kesempatan terbesar untuk menjadi seorang pemimpin yang sukses dengan bersiap-siap untuk menghadapi detail-detail, lingkungan, dan tantangan yang mungkin mempengaruhi keefektifannya sebagai seorang pemimpin. Persiapan semacam itu melibatkan pemikiran ke depan dan perencanaan yang sungguh-sungguh.
Bersiap memerlukan komitmen, perspektif, dan tindakan. Yang terpenting, yang harus dimiliki adalah ketetapan hati yang kuat untuk bersiap dan kemauan untuk mencurahkan usaha apa saja yang mungkin dibutuhkan untuk hal itu. “Bear” Briant, pelatih terkenal Alabama Crimson Tide, pernah berkata pada para pemainnya bahwa sikapnya tidak pernah berubah bahwa “Jika bermain itu berarti, maka berarti juga untuk membayar sebuah harga.” Paling sedikit, harga untuk memiliki persiapan adalah bekerja…kerja keras.
Persiapan yang memadai menuntut gagasan yang jelas mengenai tujuan (jangka pendek dan jangka panjang) yang dipegang untuk diri sendiri dan untuk organisasi. Selanjutnya memiliki kemampuan untuk memprioritaskan waktu, energi, dan sumber-sumber daya yang ada untuk tujuan tertentu. Sebagai tambahan, harus pula dimiliki tinjauan ke masa depan untuk menyadari bahwa kejadian-kejadian yang tak terduga akan muncul yang mengharuskan untuk menyesuaikan diri pada lingkungan yang diperlukan. Akhirnya, anda harus memiliki sebuah rencana strategis untuk mempersiapkan diri.

A. MENGEMBANGKAN SEBUAH RENCANA
“Prestasi yang spektakuler selalu didahului dengan persiapan yang tidak spektakuler”
(Roger Staubach)
Pada sebuah titik tertentu, dapat dengan relatif mudah memiliki sebuah rencana. Kesulitannya terletak pada detail yang terlibat dalam mengembangkan rencana yang matang. Tetapi ingatlah bahwa bagaimanapun baiknya sebuah rencana, itu hanyalah sebuah rencana kecuali jika rencana tersebut membawa pada tindakan. Seperti yang digolongkan oleh seorang ahli teori manajemen terkemuka, Peter F. Drucker dalam bukunya Management: Task, Responsibilities, Practices, rencana yang “berbicara mengenai tindakan besok adalah mimpi-mimpi, jika tidak berpura-pura untuk tanpa pemikiran, tanpa perencanaan, tanpa tindakan.”
Supaya menjadi lebih siap, harus dikembangkan sebuah rencana tindakan. Rencana strategis ini harus mengidentifikasi aspek atau elemen apa saja dalam hidup yang perlu dialamatkan (dalam hal persiapan) dan bagaimana melakukan pendekatan pada setiap komponen.
Dilema yang mungkin timbul sebagai seorang pemimpin berkisar pada kenyataan bahwa kita seringkali memiliki keberagaman tujuan yang terhubung dengan posisi kita. Kendati jarang yang sama, tujuan adalah sesuatu yang unik. Beberapa melibatkan kerangka waktu yang berbeda. Beberapa menuntut lebih banyak sumberdaya. Beberapa di antaranya jelas lebih penting untuk mencapai visi organisasi. Hal itu adalah tanggungjawab seorang pemimpin untuk memprioritaskan bagaimana yang terbaik menggunakan waktu, energi, dan sumber daya material agar siap melaksanakan tugas dengan benar.
Praktisnya, cara menentukan prioritas pada alokasi sumberdaya adalah mengembangkan daftar prioritas secara tertulis, seperti: (1) Mendaftar semua aspek tanggungjawab yang ingin untuk lebih bersiap; (2) Mengidentifikasi kesempatan yang lebih siap untuk setiap hal dalam daftar dan menetapkan bentuk pengembangan yang mungkin diperlukan; (3) Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk mengubah kesempatan tersebut menjadi sebuah kenyataan; (4) Menilai kemungkinan pencapaian pengembangan yang sesungguhnya dengan detail pada langkah sebelumnya; (5) Memperkirakan kemungkinan apa yang akan terjadi jika fokus pada satu bidang perhatian tertentu; (6) Secara tepat, diskusikan daftar yang tersusun dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi; (7) Menghapus bidang perhatian yang tidak dapat dikerjakan atau tidak sesuai dan prioritaskan sisanya.
Ingatlah bahwa beberapa bidang perhatian mungkin akhirnya dihilangkan dari daftar karena prioritas yang rendah atau pemilihan waktu yang tidak tepat. Tetapi jangan lupa bahwa ketika ditinjau secara berkala, prioritas mungkin dapat berubah.
Menetapkan apa yang sesungguhnya perlu dilakukan hanyalah langkah awal. Langkah berikutnya adalah menentukan bagaimana mencapai tujuan. Serupa dengan daftar prioritas, rencana untuk memerinci persiapan harus bijaksana, menyeluruh, realistis, bermanfaat, dan tertulis. Lebih dari sekedar pengingat fisik, perlunya membuat daftar prioritas dapat menjelaskan proses yang didokumentasikan.
Aspek penting lain dari usaha sebuah organisasi untuk bersiap berpusat pada kebutuhan untuk mengalokasikan cukup logistik dan dukungan. Pemimpin militer mana saja akan mengatakan bahwa jika perlengkapan pendukung dari sebuah pasukan macet, akan menghentikan rangkaian seluruh operasi militer. Jika pasukan anda tidak diberi makan dengan layak, mesin-mesin anda tidak dirawat dengan baik, dan saluran komunikasi anda tetap terbuka, kesempatan sukses anda kecil. Seperti kata pepatah, “kemalangan itu terperinci.” Inti yang harus diingat adalah bahwa jenis pekerjaan ‘di belakang layar’ biasanya tidak banyak mendapat perhatian, pekerjaan tersebut sangat penting bagi pencapaian sukses organisasi yang ingin diraih.

B. MELAKSANAKAN RENCANA
“Salah satu saat paling menyakitkan dalam hidup datang ketika kita harus mengakui bahwa kita tidak mengerjakan pekerjaan rumah kita, bahwa kita tidak siap.”
(Merlin Olsen)
Dalam mengembangkan rencana strategis untuk meningkatkan level persiapan, kita harus melakukan cek silang dan menyetujui kriteria yang kita anggap sesuai dengan keadaan yang kita inginkan. Melaksanakan rencana adalah termasuk mengembangkan jadwal yang rinci untuk mencapai tujuan. Berdasarkan pengalaman dalam hal ini adalah “lakukan dengan benar dan lakukan sekarang juga.” Mulailah melaksanakan rencana sesegera mungkin dengan mempertimbangkan sumber daya (jika ada) yang dimiliki.
Berikan perhatian pada detail-detail dalam perencanaan. Tidak ada detail yang tidak penting. Beberapa detail mungkin lebih penting daripada yang lain, semuanya penting. Alasan mengapa beberapa pemimpin lebih efektif daripada yang lain adalah kemampuan lebih mereka untuk fokus pada detail-detail yang penting.
Melaksanakan rencana adalah melaksanakan tanggungjawab untuk menetapkan sebuah struktur organisasi yang dapat menyesuaikan diri untuk memastikan bahwa usaha-usaha tersebut sukses. Menciptakan sebuah organisasi yang produktif untuk mengerjakan suatu tugas tertentu tidaklah mudah. Politik dapat terlibat. Pertentangan pada alokasi sumber daya dapat muncul. Para pengikut mungkin memiliki perspektif yang berbeda dengan pimpinan. Harapan-harapan dari organisasi mungkin berubah.
Jika orang lain dalam organisasi memiliki sebuah peranan dalam usaha, maka tugas pimpinan adalah memilih orang yang dibutuhkan untuk membantu dengan mencocokkan kecakapan perorangan sesuai tugas tertentu dalam organisasi. Jika pelatihan khusus akan memberi sumbangan pada kemampuan kinerja mereka dalam menjalankan tugas mereka dan hal itu merupakan pilihan yang mungkin dilakukan, pimpinan harus mengaturnya. Yang paling penting untuk diingat dalam contoh ini adalah bahwa komunikasi, koordinasi, dan kerja sama akan meningkatkan kemungkinan rencana akan terlaksana dengan sukses.
Situasi dalam organisasi dimanapun tentu saja tidak jauh berbeda. Pemimpin harus secara konstan mencoba menggunakan dan memaksimalkan bakat-bakat yang ada pada tim dalam organisasi. Tingkat keahlian yang sama sangat jarang ditemukan dalam sebuah gabungan staf, dan akan sangat bodoh jika tidak memaksimalkan masukan/usulan mereka. Dengan usaha dan waktu yang digunakan untuk meganalisa “situasi yang ditugaskan” pada mereka, “ketua tim” ini berperan sebagai sumber utama dalam menentukan tindakan terbaik untuk keadaan yang ada karena dapat dianggap bahwa ia telah meneliti keadaan dengan lebih detail daripada orang lain.

C. RENCANA DARURAT
“Waktu untuk memperbaiki atap adalah ketika matahari sedang bersinar.”
(John F. Kennedy)
Adalah kenyataan dalam hidup ini bahwa segala sesuatu tidak selalu terjadi sesuai dengan rencana. Sebagaimana pepatah Amerika yang sering dikutip, “Satu-satunya hal yang pasti tentang kepastian adalah ketidak pastian.” Persiapan sering melibatkan keputusan yang berdasarkan pada dugaan-dugaan yang diramalkan di masa depan. Pada kenyataannya, dugaan semacam itu mungkin berdasarkan seperangkat lingkungan yang mungkin atau tidak mungkin muncul seperti ramalan. Karena keadaan berubah (seperti halnya orang berubah), kita perlu rencana dukungan untuk menghadapi sesuatu yang tak terduga. Di antara isu-isu yang mungkin memerlukan rencana darurat adalah kegagalan, perselisihan, pergantian pegawai, kinerja yang marginal, dan faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan eksernal dan internal seperti ketersediaan sumber daya, bencana alam, dan sebagainya.
Dalam hal ini, salah satu kunci sukses adalah rencana darurat yang detail yang didasarkan pada kebutuhan. Rencana ini melibatkan sebuah analisa yang detail mengenai berbagai kecenderungan yang mungkin terjadi. Langkah ini mempertimbangkan tempat yang rendah dan jarak, personil dan formasi serta rasio keberhasilan. Dan ini juga melibatkan kecenderungan tertentu seperti “Apa yang dilakukan setelah menyelesaikan kegiatan dengan sukses dan sebaliknya” semua keadaan ini yang mungkin tidak terjadi, tapi anda perlu memiliki sebuah rencana yang siap jika hal itu terjadi.
Salah satu aspek rencana darurat yang harus diingat adalah bahwa orang dan organisasi adalah makhuk biasa. Meskipun mereka melakukan usaha yang bagus untuk menunjukkan sebuah profil yang berbeda pada awalnya, mereka biasanya akan kembali pada kecenderungan yang mereka miliki sebelumnya, pada saat menghadapi tekanan.
Pentingnya seorang pemimpin mempertimbangkan kebiasaan dan kecenderungan juga berlaku bagi organisasi maupun perorangan. Meskipun perorangan memiliki kecenderungan pribadi yang kuat, secara relatif organisasi dan prusahaan-perusahaan besar bahkan memiliki kecenderungan-kecenderungan yang jauh lebih kuat. Bahkan ketika kepemimpinan berubah pada level atas, jika perusahaan tersebut cukup besar, adalah sulit untuk mengubah kepribadian dari sebuah korporasi dalam waktu yang singkat, sebuah korporasi memerlukan waktu untuk sepenuhnya mengubah kebijakan-kebijakan operasional, praktek-praktek, dan prosedur-prosedurnya.

D. PENYESUAIAN
Seorang pemimpin yang handal, harus dapat merespon lingkungan sebagaimana adanya, bukan sebagaimana yang diinginkan. Untuk menafsirkan sebuah ungkapan jalanan yang umum, “apa yang terjadi?.” Sementara hidup tidak selalu memberi bunga mawar (bahkan jika pantas untuk mendapatkannya), anda masih memiliki kewajiban bagi anda sendiri, pada pengikut-pengikut anda, dan pada organisasi untuk bertindak dengan sikap bertanggungjawab. Anda harus mendekati setiap situasi dengan pikiran terbuka dan sikap ‘selesaikan’. Apapun situasinya, pada tingkat yang dapat dikerjakan, anda harus mampu dan memiliki kemauan untuk menyesuaikan perilaku dan tindakan anda dalam cara yang akan memposisikan anda menjadi sukses.
Salah satu aspek yang memaksa untuk melakukan pekerjaan adalah keadaan yang selalu berubah. Meskipun faktor eksternal yang berpengaruh cukup tetap, pandangan keseluruhan personil selalu dalam perubahan yang terus-menerus. Karena satu-satunya hal yang benar-benar tetap adalah bahwa segalanya berubah.
Sebagaimana apa yang akan dikatakan pemimpin korporasi, politik, atau militer manapun adalah penting untuk memiliki sebuah pemahaman yang kuat mengenai keadaan lingkungan persaingan dan apa yang dibutuhkan untuk sukses pada lingkungan tersebut.
Dunia bisnis memiliki kisah-kisah yang tak terhitung banyaknya mengenai produk-produk dan jasa yang benar-benar berbeda dalam hakikat dan sukses besar berkat kecakapan penilaian beberapa manager terhadap kesempatan-kesempatan yang unik yang mereka hadirkan. Terdapat studi kasus dalam jumlah yang sama mengenai hilangnya kesempatan pada dunia bisnis yang sama ketika kepemimpinan gagal untuk mempengaruhi situasi dan tidak dapat menyesuaikan pemikiran mereka terhadap keadaan sekitar. “Berpikir di luar kotak” adalah ungkapan poluler yang meringkas perspektif ini dengan sangat baik.
Sebagai seorang pemimpin, anda dinilai hanya dalam satu hal yaitu keberhasilan. Meskipun hal ini dipahami, dan bahkan diperkirakan bahwa orang-orang yang bekerja dengan mereka menekankan sebuah agenda pribadi, salah satu tanggungjawab yang anda miliki sebagai seorang pemimpin organisasi adalah untuk menyalurkan dan memfokuskan agenda-agenda tersebut menjadi satu, tujuan yang focus.
Sementara seorang pemimpin sebaiknya memiliki sebuah pendekatan filosofis yang menentukan dan tetap menuju jalan yang di rencanakan untuk menjalankan organisasi, termasuk sebuah tingkat antisipasi yang fleksibel yang memungkinkan seorang pemimpin dapat menyesuaikan terhadap perubahan situasi di sekitar sesuai keperluan.
Prinsip :
Rencana yang memadai adalah cara yang paling efektif bagi seorang pemimpin untuk mendekati masa depan.

P E M B A H A S A N
A. PERENCANAAN

Dalam suatu organisasi, perencanaan menempati urutan pertama yang berpengaruh terhadap keberhasilan organisasi. Perencanaan harus dibuat sedemikian rupa, detail dan dengan memperhatikan sumber daya yang dimiliki. Selain dari pada itu perencanaan harus memperhatikan paradigma kekinian dan dapat diproyeksikan terhadap perkembangan masa depan. Perencanaan dapat dibuat dengan mudah, akan tetapi kadang perencanaan tidak dapat dijalankan dengan mudah hanya karena hal-hal kecil yang kadang tidak terperhatikan.
Detail sebuah perencanaan yang harus diperhatikan adalah bahwa perencanaan tersebut harus memenuhi syarat : (1) dapat dilaksanakan dengan mudah, (2) meliputi semua kepentingan organisasi, (3) dapat diterima oleh semua unsur, (4) menggambarkan tahapan-tahapan yang nyata, (5) mencakup sasaran-sasaran tertentu, (6) memperhatikan kondisi lingkungan, dan (7) berorientasi pada tantangan masa depan.
Keberhasilan sebuah perencanaan adalah kondisi dimana suatu rencana dapat dilaksanakan dengan mudah, memperoleh dukungan semua unsur dalam organisasi dan dapat menyatukan semua kepentingan didalamnya. Disadari bahwa organisasi terdiri dari individu-individu yang masing-masing memiliki kepentingan yang berbeda. Sedikit saja, bila ada unsur yang tidak terwakili kepentingannya, maka hal yang sedikit tersebut akan menjadi kendala dalam pelaksanaan suatu rencana.
Keberhasilan menyusun suatu rencana tergantung pada kemampuan seorang pemimpin dalam menetapkan garis-garis besar kebijakan, mengendalikan seluruh aspek kegiatan serta menetapkan suatu tujuan organisasi. Pemimpin yang handal memiliki visi kedepan yang cemerlang dan universal, tetapi bukan visi yang tanpa perhitungan atau tanpa dasar yang kuat. Seorang pemimpin harus dapat meyakinkan kepada semua unsur yang dipimpin serta dapat menyatukan semua kepentingan, semua tujuan dan semua keinginan bawahan.
Perencanaan yang baik adalah sebuah rencana yang dapat dilaksanakan dengan mudah. Tertib suatu organisasi dapat dilihat pada susunan detail perencanaan kegiatan. Akan tetapi pada hal-hal tertentu sebuah rencana harus dipaksakan pelaksanaannya. Karena disadari bahwa hal yang baikpun bila tidak sesuai dengan kepentingan tertentu akan ditolak keberadaannya. Dalam hal ini pemimpin memegang peran yang besar. Jadi dapat dikatakan disini bahwa ketercapaian suatu organisasi adalah keberhasilan menyusun sebuah perencanaan dan keberhasilan dalam upaya melaksanakannya.

B. PELAKSANAAN SUATU RENCANA
Melaksanakan rencana adalah menjalankan kegiatan sesuai jadwal yang rinci melalui tahapan-tahapan untuk mencapai tujuan. Untuk memulai suatu kegiatan selalu harus mempertimbangkan sumber daya yang ada (yang dimiliki). Berikan perhatian pada detail-detail dalam perencanaan. Tidak ada detail yang tidak penting. Beberapa detail mungkin lebih penting daripada yang lain, semuanya penting. Alasan mengapa beberapa pemimpin lebih efektif daripada yang lain adalah karena kemampuan lebih mereka untuk fokus pada detail-detail sesuai skala prioritas kepentingan dengan disesuaikan pada sumber daya yang ada (dimiliki).
Melaksanakan rencana adalah menjalankan fungsi organisasi, dengan selalu memperhatikan diskripsi tugas dari masing-masing unsur yang ada dalam struktur organisasi. Dalam struktur organisasi, tidak ada satu unsur yang lebih penting dari unsur yang lain, semua unsur saling terkait dan saling menunjang. Bila ada salah satu unsur yang mandek (jawa), disadari ataupun tidak unsur tersebut akan menjadi beban dari unsur yang lain.
Menciptakan sebuah organisasi yang efektif untuk mengerjakan suatu kegiatan tertentu tidaklah mudah. Pertentangan pada unsur-unsur tertentu dapat muncul kapan saja dan dimana saja dalam situasi apapun. Para pengikut mungkin memiliki perspektif yang berbeda dengan pimpinan. Disinilah peran seorang pemimpin diperlukan. Pemimpin yang berhasil adalah pemimpin yang dapat mengoptimalkan potensi yang ada pada bawahannya. Perbedaan dan pertentangan harus dipandang sebagai suatu sumber daya yang dapat dipakai dalam menentukan langkah-langkah kebijakan kedepan. Sehingga ada kemungkinan harapan-harapan dari organisasi akan berubah sesuai dengan perubahan paradigma.
Jika dalam organisasi memerlukan seorang individu yang memiliki kemampuan khusus untuk tugas tertentu yang bersifat khas, maka tugas pimpinan adalah memilih orang yang tepat yang dibutuhkan dengan mencocokkan kecakapan individu tersebut sesuai tugasnya dalam organisasi. Jika pelatihan khusus akan memberi sumbangan pada kemampuan kinerja dalam menjalankan tugas mereka maka pimpinan harus mengaturnya. Yang paling penting untuk diingat adalah pentingnya komunikasi, koordinasi, dan kerja sama untuk meningkatkan kemungkinan rencana akan terlaksana dengan sukses.
Sistem pengorganisasian staf sangat dipengaruhi oleh gaya kepemimpinan seorang pemimpin. Menurut Ki Hajar Dewantoro, seorang pemimpin harus memiliki kemampuan : (1) keteladanan – “Ing ngarso sung tulodo”; (2) motivasi – “Ing madyo mangun karso”; (3) dorongan moril – “Tut wuri handayani” (4) kepribadian yang kuat – “Meneng ing solah bowo; (5) berfikir positif – “Wening ing pikir manungku pujo; (6) jujur dan dapat dipercaya – “Dumunung kasunyatan” (7) pengorganisasian staf dan pembagian kewenangan – “Wenang ing jumenengan”. Secara legowo “berikan tugas pada ahlinya” artinya kewenangan melaksanakan tugas harus disesuaikan dengan keahlian masing-masing personil. Pepatah populer mengatakan “the rihgt man in the right place” Bila suatu tugas atau kegiatan tidak diberikan pada ahlinya maka tunggulah saat kehancurannya.

C. KEGAGALAN SUATU RENCANA
Kemungkinan kegagalan sebuah rencana bisa saja terjadi dalam suatu organisasi. Seorang pemimpin yang jeli selalu memiliki rencana kedua sebagai alternatif yang terbaik. Suatu alternatif bila terjadinya kegagalan harus sudah dipersiapkan dan direncanakan. Kesiapan memperoleh kesuksesan adalah kesiapan menghadapi kegagalan.
Kegagalan sebuah rencana akan merubah arah kebijakan ornagisasi. Pemimpin yang handal akan dengan cepat dan cerdik merubah arah kebijakan organisasi tanpa membuat keresahan pada staf. Pemimpin selalu memiliki alternatif-alternatif lain sebagai jalan keluar.
“Gagal dalam bersiap berarti bersiap untuk gagal”

Terima kasih…….

Sumber :
Brian Billick, James A. Peterson, Ph.D,
Competitive Leadership, Twelve Principles for Success
Triumph Books, Chicago
Chapter 3